Welche Dateiformate braucht die Druckerei? PDF, JPEG, TIFF & Co. im Überblick

„Bitte als druckfähiges PDF liefern“ – dieser Satz aus der Druckerei sorgt oft für Verwirrung, wenn er kurz nach der ersten Abgabe zurückkommt. Dabei klang die verschickte Datei doch eigentlich fertig: Ein PDF war es ja bereits. Nur eben keins, das die Druckvorstufe verarbeiten konnte, weil Schriften nicht eingebettet waren, der Beschnitt fehlte oder Bilder im falschen Farbraum lagen.

Genau das ist der häufigste Grund, warum sich Druckaufträge verzögern: nicht mangelndes Gestaltungstalent, sondern das falsche Dateiformat oder ein falsch exportiertes PDF. Wer einmal versteht, was Druckereien technisch brauchen, spart sich Rückläufer, Nachbesserungen und verlorene Tage im Zeitplan.

Warum das Format beim Druck überhaupt eine Rolle spielt

Ein Bildschirm stellt Farben additiv über Licht dar (RGB), eine Druckmaschine trägt Farbe subtraktiv über Pigmente auf (CMYK). Schriften, die auf deinem Rechner installiert sind, existieren bei der Druckerei möglicherweise gar nicht. Und was am Bildschirm randlos bedruckt aussieht, braucht in der Datei zusätzliche Fläche außerhalb des Endformats – den Beschnitt. Ein offenes Layoutdokument aus InDesign, Illustrator, Word oder einem Canva-Export enthält davon oft nur die halbe Wahrheit. Deshalb hat sich für die Übergabe an die Druckerei ein eigener Standard durchgesetzt: PDF, genauer gesagt PDF/X.

PDF ist nicht gleich PDF

Ein gewöhnliches PDF, wie es zum Beispiel Word oder PowerPoint erzeugt, ist für den Bildschirm optimiert und für Druckereien meist unzureichend. Der Standard PDF/X wurde speziell für die Druckvorstufe entwickelt und erzwingt genau die Punkte, die sonst gern vergessen werden: eingebettete Schriften, definierte Farbprofile, keine Verknüpfungen zu fehlenden Bilddateien. In der Praxis begegnen dir meist zwei Varianten:

• PDF/X-3 – akzeptiert CMYK-, RGB- und Sonderfarben mit ICC-Profil, weit verbreitet und mit den meisten Druckereien kompatibel.
• PDF/X-4 – die modernere Variante, unterstützt Transparenzen nativ, ohne sie vorher „plattzudrücken“. Viele Druckereien bevorzugen mittlerweile diesen Standard.

Beim Export aus InDesign, Illustrator oder Affinity findest du die passenden Voreinstellungen meist direkt im Exportdialog unter „PDF/X-3:2003″ oder „PDF/X-4″. Im Zweifel hilft ein Blick in die Datenblätter der jeweiligen Druckerei – die meisten stellen ihre bevorzugten Exporteinstellungen als Download bereit.

Andere Formate im Überblick – und warum sie meist nicht reichen

Neben PDF tauchen im Alltag immer wieder andere Formate auf. Ein kurzer Realitätscheck:

• JPEG – gut für Fotos im Web, ungeeignet für komplette Druckdaten mit Text oder Vektorelementen, da JPEG verlustbehaftet komprimiert und weder Ebenen noch Schriften oder Beschnitt transportiert.
• TIFF – wird häufig für einzelne, hochauflösende Bilddateien verwendet, die in ein Layout eingebunden werden, aber praktisch nie als fertiges Druckdokument für ein ganzes Layout.
• EPS / AI – Vektorformate, sinnvoll für Logos oder Illustrationen, die skalierbar bleiben müssen, unüblich aber als finales Übergabeformat für ein komplettes Layout.
• PNG – für Transparenzen im Web gedacht, im professionellen Druck praktisch irrelevant.
• Word- oder PowerPoint-Dateien – technisch möglich, in der Praxis fast immer eine schlechte Idee: Schriftarten verschieben sich, Farben werden falsch interpretiert, Beschnitt fehlt komplett.

Offene Dateien wie InDesign- (.indd) oder Illustrator-Dateien (.ai) werden nur verschickt, wenn die Druckerei selbst noch etwas anpassen soll – dann aber immer im Paket mit allen verlinkten Bildern und genutzten Schriften, dem sogenannten „Verpacken“ oder „Package“.

Die fünf Pflichtpunkte für ein druckfähiges PDF

Bevor eine Datei rausgeht, lohnt sich der Check dieser fünf Punkte:

• Beschnitt: in der Regel 3 mm über das Endformat hinaus, damit beim Schneiden kein weißer Rand entsteht.
• Farbraum CMYK: RGB-Bilder rechtzeitig umwandeln, sonst überrascht dich die Druckerei mit blasseren, stumpferen Farben als erwartet.
• Eingebettete Schriften: ohne Einbettung ersetzt die Druckvorstufe fehlende Schriften automatisch – meist mit sichtbaren Folgen für das Layout.
• Auflösung: mindestens 300 dpi in tatsächlicher Druckgröße für Formate bis DIN A3, bei großformatigen Fotodrucken ab DIN A2 eher 600 dpi. Mehr dazu liest du in unserem Artikel zur richtigen Bildauflösung für den Druck.
• PDF/X-Standard: als letzte Sicherheitsstufe, die viele der oberen Punkte technisch erzwingt.

Checkliste vor dem Versand an die Druckerei

• Datei als PDF/X-3 oder PDF/X-4 exportiert, nicht als „normales“ PDF?
• Beschnitt von mindestens 3 mm angelegt?
• Alle Bilder in CMYK, keine RGB-Reste?
• Schriften eingebettet oder in Pfade umgewandelt?
• Auflösung der Bilder in tatsächlicher Druckgröße geprüft?
• Bei Rückfragen: Datenblatt oder Kontakt der Druckerei parat, statt zu raten?

Wer diese Punkte vor dem Versand einmal durchgeht, bekommt deutlich seltener eine Rückmeldung mit „bitte korrigieren“ – und spart sich damit oft mehrere Tage im Projektzeitplan. Das gilt für den kleinen Flyer genauso wie für die große Messewand: Print funktioniert nach wie vor gut – wenn die Daten stimmen.

Wenn Gestaltung und Druckdatenaufbereitung ohnehin bei uns entstehen, übernehmen wir diesen Teil als festen Bestandteil des Projekts – sauber exportiert und mit der jeweiligen Druckerei abgestimmt. Mehr zu unseren Leistungen findest du hier.